Slutt å taste samme data to ganger

Taster du den samme dataen inn i to systemer? Da er svaret nesten alltid ja: dette er verdt å automatisere. Et lite verktøy som flytter dataen for deg tjener seg inn på spart tid, ofte i løpet av noen måneder.

Jeg heter Tor Martin Kohle og driver Kohle Utvikling i Grimstad i Agder. Jeg er utvikleren du snakker med, ikke en selger. Her forklarer jeg hvorfor dobbeltregistrering koster mer enn du tror, når det lønner seg å fjerne den, og hvordan et lite verktøy gjør jobben.

Hvorfor det koster mer enn du tror

Dobbeltregistrering ser uskyldig ut. Du får en booking, så taster du den inn i regnearket. Du får en faktura fra en leverandør, så taster du tallene på nytt i regnskapet. Hver enkelt handling tar et par minutter. Det er nettopp derfor den får leve.

Men regn på det. Si at du flytter data manuelt tjue ganger i uken, og hver flytting tar tre minutter. Det er en time i uken. Over et år er det rundt 50 timer. Er timen din verdt 500 kr i bedriften, koster den vanen 25 000 kr i året. Og da har vi ikke regnet med feilene.

For feilene kommer. Når et menneske taster av tall fra én skjerm til en annen, sniker det seg inn tastefeil. Et siffer bytter plass. En rad hoppes over. En kunde får feil beløp på fakturaen. Disse feilene er dyre, ikke fordi de skjer ofte, men fordi de er vanskelige å oppdage. De ligger gjemt i et regneark til noen plutselig undrer seg over et tall.

Den skjulte kostnaden er at arbeidet aldri blir ferdig. Dataen må flyttes igjen i morgen, og dagen etter. Det er et arbeid som vokser i takt med bedriften, men som ikke gir noe tilbake. Du blir ikke bedre av å taste raskere.

To eksempler fra hverdagen

La meg gjøre det konkret med to mønstre jeg ser ofte.

Booking til regneark. En liten bedrift tar imot bestillinger gjennom et bookingskjema eller en e-post. Hver bestilling skrives så inn manuelt i et regneark, slik at den havner i oversikten over hva som skal leveres når. Det fungerer, helt til antall bestillinger vokser. Da blir regnearket en flaskehals, og det er alltid noen rader på etterskudd.

Faktura tastet på nytt. Tall fra ett system tastes inn i et annet for å holde regnskapet à jour. Beløp, dato, kundenavn, alt skrives manuelt. Det er presis den typen arbeid en maskin gjør bedre enn et menneske, fordi maskinen ikke kjeder seg og ikke hopper over en rad.

I begge tilfellene er problemet det samme: dataen finnes allerede et sted digitalt. Den trenger bare å flyttes til riktig sted, i riktig form. Det er akkurat det et lite verktøy gjør.

Når lønner det seg å automatisere?

Ikke alt skal automatiseres. Hvis du flytter data to ganger i måneden, er det neppe verdt å bygge noe. Da er det billigere å bare gjøre det for hånd. Tommelfingerregelen er enkel: jo oftere du gjentar handlingen, jo sterkere er argumentet for å fjerne den.

Det lønner seg å automatisere når flere av disse stemmer:

• Du gjentar handlingen ofte. Daglig eller flere ganger i uken, ikke et par ganger i halvåret.
• Reglene er klare. Du kan forklare nøyaktig hva som skal skje med dataen. «Når en booking kommer inn, legg den i denne oversikten med disse feltene.» Klare regler er enkle å bygge.
• Feil er kostbare. En feil i et tilbud eller en faktura koster mer enn et feilstavet ord i en intern notat.
• Volumet vokser. Det som er håndterbart i dag, blir en flaskehals når bedriften vokser.

Det lønner seg sjelden når handlingen er sjelden, reglene endrer seg hele tiden, eller hvert tilfelle krever en skjønnsmessig vurdering. Da er mennesket fortsatt det riktige verktøyet.

Er du i tvil om hvor din oppgave lander, er det nettopp det en kort samtale skal avklare. Jeg sier ærlig fra hvis jeg mener arbeidet ikke er verdt å bygge bort. Det hender oftere enn du tror.

Hva et lite verktøy faktisk er

Et verktøy i denne sammenhengen er ikke et stort system. Det er et lite, avgrenset program som gjør én ting godt: tar data fra ett sted og legger det riktig et annet sted, uten at du taster.

Noen ganger er det en kobling mellom to systemer du allerede bruker. Booker noen i bookingverktøyet, dukker bestillingen opp i oversikten automatisk. Andre ganger er det en liten side der du limer inn eller laster opp data, og verktøyet rydder, sjekker og sender den videre i riktig form.

Poenget er at maskinen tar den kjedelige, repeterende delen. Du beholder kontrollen over det som krever vurdering. Et godt verktøy fjerner tastingen, ikke skjønnet.

Jeg bygger slike verktøy med fastpris avtalt før vi starter, så du vet sluttsummen på forhånd. Driften ligger i Norge, og det er ingen sporing. Du eier koden og kontoene fra dag én. Vil du se hva et slikt verktøy koster, har jeg skrevet et eget regnestykke om hva et verktøy koster.

Hva med systemene du allerede har?

Det vanligste spørsmålet er om du må bytte ut det du bruker. Som regel ikke. Mange norske systemer har en åpning der et verktøy kan hente og levere data, slik at det nye snakker med det gamle.

Bruker du for eksempel et regnskapssystem, finnes det ofte en vei inn som lar et verktøy lese og skrive data direkte. Da slipper du å taste mellom systemene. Jeg har skrevet mer konkret om dette i artikkelen om integrasjon mot Tripletex og Fiken, som er to systemer mange små bedrifter i Agder bruker.

Det betyr at automatisering sjelden krever at du kaster det som virker. Oftere handler det om å bygge en liten bro mellom det du har, slik at dataen flyter av seg selv.

Vanlige spørsmål

Lønner det seg å automatisere dataregistrering for en liten bedrift?

Som regel ja, hvis du gjentar arbeidet ofte. Flytter du data manuelt flere ganger i uken, og reglene er klare, tjener et lite verktøy seg inn på spart tid i løpet av noen måneder. Gjør du det bare et par ganger i måneden, er det billigere å fortsette for hånd. En kort samtale avklarer hvor din oppgave lander.

Må jeg bytte ut systemene jeg allerede bruker?

Nei, som regel ikke. De fleste norske systemene har en vei inn der et verktøy kan hente og levere data. Da bygger jeg en liten bro mellom det du allerede har, slik at dataen flyter automatisk. Du beholder verktøyene som fungerer.

Hvor lang tid tar det å bygge et slikt verktøy?

Et avgrenset verktøy som automatiserer manuelt arbeid tar typisk 4–8 uker, avhengig av hvor mange systemer det skal snakke med. Du får en fastpris og en tidslinje før vi starter, så det ikke kommer overraskelser underveis.

Hva om reglene endrer seg senere?

Da kan verktøyet utvides. Jeg bygger med eierskap til kode fra dag én, så en utvikler kan ta over eller justere det senere. Trenger du å fikse eller utvide noe etter hvert, er det en mindre jobb enn å bygge fra bunnen.

Vil du vite om det lønner seg for deg?

Den raskeste veien til et svar er en kort samtale. Beskriv hvilken data du flytter manuelt i dag, og hvor ofte. Så sier jeg om det er verdt å automatisere, hva et verktøy ville kostet, og om du trenger meg i det hele tatt.

De første 20 minuttene koster ingenting, og du forplikter deg ikke til noe. Ta kontakt via skjemaet, eller ring meg på +47 90 69 70 94. Vil du se alle smarte verktøy og prisene først, finner du dem på tjenestesiden.