Integrasjon mot Tripletex og Fiken: hva er mulig

Både Tripletex og Fiken har åpne REST-API-er, så et eget verktøy eller fagsystem kan lese og skrive data mot regnskapet ditt: fakturaer, kontakter, produkter og kontoplan. Jeg heter Tor Martin Kohle og driver Kohle Utvikling i Grimstad. Jeg bygger slike integrasjoner som fastpris, og du snakker med utvikleren, ikke en selger. Det aller meste er mulig, men det er noen ting du bør vite før du bestiller.

Denne artikkelen handler om hva en integrasjon mot norsk regnskap faktisk innebærer. Hva du kan koble sammen, hva du må passe på rundt innlogging og eierskap, og hvor grensene går. Jeg holder meg til de to vanligste systemene i Norge: Tripletex og Fiken.

Hva et API egentlig er

Et API er en dør inn i et system, laget for andre programmer i stedet for mennesker. I stedet for at en person logger inn og taster inn en faktura, kan et annet program gjøre det samme automatisk over nett.

Både Tripletex og Fiken tilbyr dette. De har dokumentert hvilke data du kan hente ut og legge inn, og hvordan. Det betyr at et verktøy jeg bygger for deg, kan snakke direkte med regnskapet ditt, uten at noen sitter og kopierer tall mellom to skjermer.

Dette er kjernen i de fleste smarte verktøy jeg lager. Ofte er hele poenget å fjerne et manuelt mellomledd, og regnskapssystemet er nesten alltid en av endene. Jeg har skrevet mer om selve problemet i slutt å taste data to ganger.

Hva du faktisk kan koble til

Det meste du gjør manuelt i regnskapssystemet, kan også gjøres via API-et. De vanligste oppgavene jeg bygger er disse:

Lage fakturaer automatisk. Et booking- eller ordresystem registrerer et salg, og fakturaen havner i regnskapet uten at noen taster den inn. Dette er den vanligste forespørselen jeg får.

Synkronisere kontakter. Kunder og leverandører holdes like begge steder. Oppretter du en kunde i ett system, dukker den opp i det andre.

Hente ut tall. Et eget rapportverktøy eller dashbord leser regnskapstall direkte, slik at du slipper å eksportere til regneark hver måned.

Holde produkter og priser i sync. En nettside eller et internt system og regnskapet enes om hva ting heter og koster.

Lese inn betalinger og bilag. Status på en faktura, om den er betalt, kan trekkes tilbake til systemet der salget startet.

Tripletex har et bredt API som dekker mye av det et regnskapssystem kan, og Fiken dekker det de fleste små bedrifter trenger. Hvilke felter og funksjoner som finnes, sjekker jeg konkret mot dokumentasjonen før jeg gir tilbud. Det hindrer at jeg lover noe API-et ikke støtter.

Hvordan innloggingen fungerer

Her skiller de to systemene seg, og det er verdt å forstå forskjellen.

Fiken bruker et REST-API på versjon 2, og du autentiserer enten med OAuth 2.0 eller med en personlig API-nøkkel. Nøkkelen lager du selv inne i Fiken, under konto­innstillingene og sikkerhet. Den knytter tilgangen til din konto. All trafikk går kryptert, og ren HTTP er ikke tillatt.

Tripletex bruker tre tokens som spiller sammen. Et consumer-token som integrasjonen får tildelt av Tripletex, og et employee-token som en administrator lager inne i din konto. De to byttes mot et kortvarig session-token som selve forespørslene bruker. Employee-tokenet får tildelt akkurat de rettighetene integrasjonen trenger, ikke mer.

Det praktiske poenget er det samme for begge: tilgangen er din. Tokens og nøkler står i din konto, ikke i min. Jeg trenger en nøkkel for å bygge og teste, men den kan du trekke tilbake når som helst. Du gir aldri fra deg passordet ditt, og du gir aldri fra deg kontrollen.

Tripletex lar deg også styre nøyaktig hva integrasjonen får lov til. Skal verktøyet bare lese tall, gir du leserettigheter og ikke skriverettigheter. Det er god praksis å gi minst mulig tilgang.

Hva du må passe på

En integrasjon mot regnskap er ikke vanskelig å få til å virke. Det vanskelige er å få den til å virke trygt og holde seg i live over tid. Fire ting krever oppmerksomhet.

Eierskap til nøklene. Nøkkelen skal alltid ligge på din konto, registrert på deg. Jeg setter den opp, men den er din. Det betyr også at en annen utvikler kan ta over senere uten å starte på nytt. Dette er det samme prinsippet jeg holder på for alt jeg leverer: du eier koden og kontoene.

Hvor dataene bor. Selve regnskapsdataene ligger hos Tripletex eller Fiken, der de skal. Integrasjonen min er limet mellom systemene, og den kjører på norske servere. Jeg setter ikke opp sporing, og ingen tredjepart får innsyn i tallene dine på veien. Personvern er en del av jobben, ikke et tillegg.

At leverandøren endrer noe. API-er er ikke hugget i stein. Tripletex og Fiken kan endre felter, regler eller grenser, og da må integrasjonen tåle det. Jeg bygger med det i bakhodet, og en god integrasjon feiler tydelig i stedet for stille når noe endres. Det er forskjellen på en kobling du kan stole på og en som plutselig slutter å sende fakturaer uten at noen merker det.

Grenser i utviklingsfasen. Fiken lar deg for eksempel bruke API-et med inntil fem brukere under utvikling, og full produksjonstilgang krever en henvendelse til dem. Slike detaljer avklarer jeg tidlig, slik at de ikke blir en overraskelse rett før lansering.

Ingen av disse er grunn til å la være. De er grunn til å gjøre jobben ordentlig.

Når det er en integrasjon, og når det er et helt system

Noen ganger er en integrasjon en liten kobling: ett system sender fakturaer til regnskapet, ferdig. Det er en avgrenset jobb, og den kan ofte prises som et smart verktøy.

Andre ganger er regnskapskoblingen bare én del av noe større. Skal du ha et eget system der ansatte logger inn, registrerer ordrer, ser status og får tall ut, da er regnskapsintegrasjonen en bit av en webapp eller et fagsystem. Da prises den deretter.

Forskjellen avgjør både omfang og pris. Derfor stiller jeg en del spørsmål før jeg gir tilbud. Hva systemet skal gjøre rundt selve koblingen, avgjør hvilken kategori jobben havner i.

Uansett størrelse får du et skriftlig fastpristilbud etter en kort samtale, slik at du vet sluttsummen før vi starter.

Vanlige spørsmål

Kan jeg koble mitt eget system mot Tripletex eller Fiken?

Ja. Begge har dokumenterte REST-API-er laget nettopp for dette. Et eget verktøy eller fagsystem kan lese og skrive data som fakturaer, kontakter og produkter. Det jeg gjør først, er å sjekke mot dokumentasjonen at akkurat det du trenger, faktisk støttes. Da slipper du å betale for noe som viser seg umulig.

Hvem eier API-nøkkelen og dataene?

Du. Nøkkelen eller tokenet lages inne i din egen Tripletex- eller Fiken-konto og står registrert på deg. Selve regnskapsdataene blir værende hos regnskapssystemet. Jeg trenger tilgang for å bygge og teste, men du kan trekke den tilbake når som helst. Du gir aldri fra deg kontrollen over kontoen din.

Hva skjer hvis Tripletex eller Fiken endrer API-et sitt?

API-er endres fra tid til annen. En godt bygget integrasjon tåler vanlige endringer og feiler tydelig hvis noe brytes, slik at problemet oppdages med en gang i stedet for at fakturaer stille forsvinner. Skulle en større endring kreve arbeid, tar jeg det som en avgrenset jobb på timepris, og du får beskjed før noe gjøres.

Hva koster en integrasjon mot regnskap?

Det avhenger av om det er en liten kobling eller en del av et større system. En avgrenset integrasjon prises som et smart verktøy, mens en kobling som er del av et fagsystem med innlogging, prises som det. Du får et skriftlig fastpristilbud etter en kort samtale, så du kjenner sluttsummen før vi starter.

Ta en prat

Vurderer du å koble et verktøy eller et system mot Tripletex eller Fiken? Ta kontakt, så finner vi ut hva som er mulig og hva det koster. De første 20 minuttene er gratis, og du får et ærlig svar. Også hvis svaret er at du klarer deg uten en integrasjon. Du når meg på 90 69 70 94 eller via skjemaet, og du finner alle tjenestene mine med priser samme sted.